Großunternehmen mit einer Vielzahl von Händlern bzw. Vertragspartnern sind gehalten, die Einhaltung der vertraglichen Regelung durch Audits zu prüfen. Audits auf Basis analoger Prozesse sind aufwendig. Der IT-Spezialist GEDAK hat für einen Großkunden eine Cloud-Lösung entwickelt. Diese bildet den Prüfprozess auf der Basis von künstlicher Intelligenz vollständig digital ab. Die Cloud-Lösung lässt sich problemlos auf die Bedürfnisse anderer Kunden in unterschiedlichsten Branchen anpassen.
Das neue System realisiert KI-gestützt die sogenannte Robotic Process Automation im Bereich der Dokumentenerkennung und -analyse. Die Software erhält von den Händlern die für das Audit erforderlichen Dokumente wie Verträge, Ausweise und andere Nachweise mittels Uploads. Dabei haben Händler die Möglichkeit, sensible Daten mit einem integrierten Redaction Tool teilautomatisiert und lokal auf dem verwendeten PC zu schwärzen. Die Lösung von GEDAK erkennt die Dokumente trotz unterschiedlicher Strukturen, sodass der Kunde die Lösung für verschiedene Marken und Länder einsetzen kann. Die Software liest die relevanten Informationen aus – auch auf schlecht lesbaren Dokumenten, die etwa geknittert oder eingerissen sind. Dank einer dahinterstehenden, selbstlernenden künstlichen Intelligenz erreicht das Tool immens hohe Erkennungsraten. Sollte dennoch etwas nicht identifiziert werden können, so wird das Dokument an den Support weitergeleitet, der die Unterlagen manuell überprüft und wieder in den Prozess einbringt.
Vollständige, DSGVO-konforme Prüfung
Die extrahierten Informationen werden mit den hinterlegten Kriterien abgeglichen. Bei einem positiven Matching markiert die Software den Fall als erfolgreich. Über den Stand des jeweiligen Prozesses können sich sowohl Händler als auch Verantwortliche des Kunden per Dashboard informieren. Auf einen Blick sehen sie unter anderem, wie viele ihrer Audit-Fälle genehmigt und abgelehnt sind oder sich noch in der Prüfung befinden. Die gesamte Datenspeicherung und -verarbeitung erfolgt konform zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zu diesem Zweck hat GEDAK ihre Lösung in der Region Frankfurt bei Amazon Web Services gehostet.
Da die Software hochverfügbar und hochskalierbar ist, können auch große Datenmengen innerhalb kurzer Zeit zuverlässig bewältigt werden. Mit dieser Anwendung gehören die Zeiten, in denen der Kunde die Audits nur stichprobenartig durchführen konnte, der Vergangenheit an. Neben der bisherigen manuellen Arbeit entfallen mit der neuen Software von GEDAK auch Dienstreisen der Auditoren.
Potenzial für die Zukunft
Die Cloud-Anwendung kann in Bezug auf Anforderungen von Kunden angepasst werden. Die Integration weiterer Softwaresysteme der Vertragspartner ist über Services nahtlos möglich. Dazu zählen zum Beispiel Auftragsdaten- und CRM-Systeme. Die in ihnen vorliegenden digitalen Informationen lassen sich direkt zur Software übertragen.
