Kempen. GEDAK IT Solutions hat in nur fünf Monaten eine auf neuester Shop-Technologie basierende Plattform für den Zentraleinkauf der Institute einer großen technischen Hochschule aus dem Rheinland verwirklicht. Konkret führte der Shopware Enterprise Partner aus Kempen die drei bisher bestehenden Online-Shops für IT-Beschaffung, Büromaterial und allgemeine Artikel zu einem zentralen Online-Shop zusammen. Diesem liegt die Shopware 6 Enterprise Edition zugrunde. Hochschule und Nutzer sind hochzufrieden.
Bei der Vergabe im vergangenen Jahr hatte GEDAK den Zuschlag für das Großprojekt erhalten. Denn der IT-Dienstleister konnte nicht nur die Anforderungen erfüllen und mit seinem fachlichen Know-how überzeugen, sondern auch mit seiner technischen Expertise und Hands-on-Mentalität. Während GEDAK das Interimshosting für die alten Shops übernahm, wurde ab Mitte November parallel an der Umsetzung des neuen Web-Shops gearbeitet – agil. So konnte die Hochschule von Anfang an mit hoher Effizienz am Projekt mitarbeiten.
State-of-the-Art-Technologie
Eine Aufgabe war, das vor allem in Wissenschaft und Lehre verwendete Single-Sign-on-Verfahren Shibboleth in die Shopware-Anwendung zu integrieren. „Damit müssen sich Nutzer nur einmal in ihrer Heimateinrichtung authentisieren und können dann ortsunabhängig auf Dienste diverser Anbieter zugreifen“, wie Norbert Haab, Vertriebsleiter bei GEDAK, erläutert. „Eine weitere Anforderung bestand darin, ein Modul für Preisausschreibungen zu entwickeln und einzubinden“, berichtet Benjamin Schmithuysen, stellvertretender Leiter Projektentwicklung bei GEDAK. Darüber geben die Lieferanten die Preise für ihre Produkte für einen von der Hochschule frei definierbaren Zeitraum an. Anschließend werden die günstigsten Lieferanten ausgewählt und im Shop hinterlegt. Zudem bietet der neue Shop eine Schnittstelle, über die Lieferanten ihre Daten pflegen können.
Als eine weitere Funktion hat GEDAK ein Rechte-Rollenkonzept implementiert, sodass den insgesamt knapp 1.200 Nutzern das für ihre jeweils zugewiesene Rolle entsprechende Sortiment angezeigt wird. Benjamin Schmithuysen beschreibt: „Dieses haben wir dynamisch konstruiert. Dadurch kann die Hochschule eigenständig neue Benutzerrollen und Berechtigungen anlegen.“ Außerdem hat die Hochschule die Möglichkeit, Bestellgrenzen für Nutzer zu definieren. Was die Bestellungen betrifft, so können Produkte verschiedener Lieferanten in einen Warenkorb gelegt und geordert werden. Dafür sorgt das von GEDAK integrierte Bestellsplitting. Die einzelnen Aufträge werden per E-Mail an die jeweiligen Lieferanten – insgesamt 70 – verschickt.
Großes Entwicklungspotenzial
Die Erfahrungen aus den ersten Wochen der Beschaffung über die zentrale Plattform sind ausschließlich positiv. Die Nutzer freuen sich, nicht mehr durch drei Shops navigieren zu müssen. Stattdessen können sie einen Shop mit modernster Technologie und ansprechendem Layout nutzen, einfach suchen und bestellen – auch von mobilen Endgeräten aus. Darüber hinaus freuen sich die Akteure, dass die Shibboleth-Anbindung mit all ihren Tücken problemlos realisiert werden konnte und die Umsetzung des gesamten Projektes in guter, kooperativer Atmosphäre stattfand. Deshalb hofft die Hochschule, noch weitere Dienstleistungen mit dem Online-Shop lancieren zu können.
Ein Beispiel für eine solche Erweiterung ist die Integration von Auktionsverfahren. Darüber können sogenannte entbehrliche, nicht mehr benötigte Produkte an die Institute verkauft werden. „Das lässt sich problemlos in das Shopkonzept integrieren“, sagt Benjamin Schmithuysen und fügt hinzu: „Weiterhin ist es möglich, die Systeme der Lieferanten direkt anzubinden.“ Somit findet der Zentraleinkauf der Hochschule über ein E-Commerce-System statt, das alle aktuellen Anforderungen abdeckt und jede Menge Potenzial für die Zukunft hat.
